¿Debo llevar el teléfono móvil a una reunión de trabajo?

Atender llamadas, revisar el correo o chatear durante una junta son los comportamientos típicos de quien usa el teléfono o dispositivo móvil en una reunión que tendrá muchas papeletas para ser ineficaz.

reunion trabajo con movil

Los expertos en reuniones eficaces dirían que a los dispositivos móviles y teléfonos los carga el diablo en términos de productividad cuando éstos se utilizan indebidamente en una reunión de trabajo. Pueden convertirse en una de las principales causas de ineficacia. Y una reunión ineficaz crea frustración en todos los niveles de la organización, y la información que genera suele ser manejada de forma inadecuada por quienes asisten a ella.

Este uso impropio del móvil, la tableta o cualquier otro dispositivo que interrumpe, alarga o bloquea una reunión tiene que ver –según un reciente estudio de la Escuela de Negocios Marshal, en la University of Southern California– con aquellos que se convierten en adictos a la multitarea. Suelen parecer muy ocupados, pero esa aparente actividad se traduce en realidad en simples tareas prescindibles sin demasiado valor para la organización a la que pertenecen.

Navegar por internet desde el dispositivo móvil de turno; recibir llamadas o hacerlas dentro de la sala de reuniones, distrayendo o retrasando a los participantes; revisar de forma constante los correos electrónicos y las redes sociales, o contestar compulsivamente y tuitear mientras otros hablan, comentando aspectos de la propia reunión con otras personas fuera de la sala, son algunos de los comportamientos más criticados por quienes han participado en esta investigación que desenmascara uno de los malos hábitos que pueden convertir una reunión en un acto estéril.

El estudio revela que los hombres son el doble de tolerantes que las mujeres ante este tipo de prácticas, y los jóvenes entre 21 y 30 años son los que se muestran más permisivos: un 80% de quienes se encuentran en este segmento de edad considera “aceptable” leer mensajes de texto y correos electrónicos en una junta de trabajo.

Quien se plantea la pertinencia de llevar un dispositivo móvil a una reunión, y caer en la tentación de darle un uso completo a sus ilimitadas posibilidades debe tener en cuenta la importancia del tiempo en este tipo de juntas.

Planificación y objetivos.

La eficacia de las reuniones periódicas a las que están acostumbradas muchas organizaciones pasa porque éstas no nos hagan sentirnos perdidos en el tiempo. El uso indebido del móvil o la tableta choca con el hecho de que la junta esté preparada de forma adecuada, y que el propósito de la misma sea claro.

Ayudará también que los objetivos sean conocidos por todos: conviene saber qué se quiere y con qué información han de salir los asistentes.

Se han de evitar aquellas reuniones que no tengan una agenda definida, y también las que no cumplan estrictamente el horario de comienzo y de final. Resultan innecesarias aquellas que finalmente no cumplen con el propósito original al ser convocadas .

La tecnología y las decisiones.

La mayor parte de las ocupaciones ficticias que se dan en numerosas organizaciones tienen que ver con el hecho de que pasamos de ser usuarios de ésta a convertirnos en sus esclavos. Hay quien se pasa el día analizando correos electrónicos, y este exceso de información, por extraño que parezca, provoca desinformación… Y algo peor: un estudio de la Universidad de Londres concluye que el uso repetido y abusivo del correo electrónico y de los mensajes de texto reduce en una media de 10 puntos el coeficiente intelectual de quienes caen en estas actividades prescincibles: los hombres –más proclives a llevar el móvil a una reunión y usarlo– bajan su capacidad mental en 15 puntos, mientras que el déficit de atención en las mujeres reduce el coeficiente en cinco puntos.

Hay que tener en cuenta que a los e-mails realmente importantes debemos sumar aquellos que llegan diariamente y que provocan pérdidas de entre 50 minutos y una hora en cada jornada.

La cuestión es que no te pagan por acudir a reuniones inútiles, sino por tomar decisiones y resolver problemas. Dar la sensación de que te mueves y haces algo todo el día no implica que avances y que realmente seas eficaz.

Ten en cuenta que las reuniones son para tomar decisiones estratégicas y no sólo para discutir problemas operativos del día a día.

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Combate a los grandes ladrones de tiempo

Si eres de los que piensa que aún resulta rentable quedarse en la oficina a pesar de que no hagas nada productivo, debes saber que estás abducido por un modelo caduco de organización del trabajo propio de entornos laborales que permiten ser improductivo… Y hasta lo recompensan.

Las reuniones innecesariase ineficaces, los correos electrónicos, las llamadas telefónicas e interrupciones, los Power Point absurdos,la actividad en la Red, o los chismes en la máquinade café son algunas de las actividades preferidas porlos ladrones de tiempo. Hay antídotos para ellas:

Negociar bien a qué te comprometes. Por no poner límites puedes tener demasiadas cosas pendientes. Esto repercuteen tu fiabilidad y credibilidad.

Evita las interrupciones compulsivas (coger el teléfono, contestar un correo, alguien que entra…)

Bloquea espacios para concentrarte. Haz listas de prioridades para que tu tiempo sea de más calidad. Y deja ‘colchones temporales’ para imprevistos, cambiosy desplazamientos entre unas actividades y otras.

Plantéate objetivos claros; simplifica tu vida y decidequé es lo importantey lo accesorio.

Adecua los ritmos de trabajo a los propios biorritmos, y a los momentos de creatividad e inspiración.

Algunas distracciones en el trabajo no sólo no son perniciosas, sino que pueden resultar positivas. Es aconsejable desconectar cada dos horas, porque a partir de los 90 minutos tu atención decae. Cortar hace que vuelvas con eficiencia.

Tino Fernández – EXPANSION.com


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